«Innkjøp – fra behov til betaling», er et direkte resultat av funnene som ble gjort i det interne prosjekt "Støttefunksjoner" som ble gjennomført i 2014.

Prosjekt "Støttefunksjoner" ga mange innspill som kunne gi reduserte kostnader, bedre samhandling og mer effektiv drift. Det ble besluttet at samtlige funn skulle følges opp, og at det innen to prioriterte områder skulle opprettes nye prosjektgrupper. Dette for å styrke innkjøpsfunksjonen og effektivisere prosessen fra et behov oppstår til en vare er betalt. Dette innebar også at IFS, som er det sentrale verktøyet i innkjøpsprosessen, måtte oppgraderes.

Prosjektgruppene, med Anders Teigen Hole og Harald O. Nøstdahl som ledere, startet arbeidet like før årsskiftet i 2014. Ny versjon av IFS ble tatt i bruk i begynnelsen av oktober 2015 og vi kunne dermed tilnærme oss innkjøp på en ny og mer effektiv måte.

- Funksjonaliteten som ligger i det oppgraderte verktøyet vi har tatt i bruk, gjorde det mulig for oss å få på plass nye prosesser innen innkjøp. Dette har gitt oss bedre kontroll og store besparelser i forhold til ressursbruk ved innkjøp og behandling av innkommende fakturaer, forteller Anders Teigen Hole.   

Konsernet har også gjennomført en ny organisering av innkjøpsfunksjonen; fra avdelings- til kategoriorganisert. Innføringen av ny metodikk medførte også en overgang fra ultraspesifiserte anbud til bruk av åpne forespørsler når vi henvender oss til leverandørmarkedet. På den måten når vi markedenes innovasjon og utvikling innenfor ulike leveranseområder.

Harald O. Nøstdahl, forteller at denne metodikken innebærer at konsernet nå bruker en bredere og mer kompetent tilnærming til innkjøp.

- Vi har jobbet mye med å tilegne oss kompetanse som gjør oss i stand til å være gode forhandlere. Vi sikrer også et bredt grunnlag for beskrivelse av behov og plasserer ansvaret for innkjøp og inngåelse av avtaler ved bruk av tverrfaglige anskaffelsesteam. Dette har vist seg svært lønnsomt, sier han.

Ny innkjøpsmetodikk har gitt økonomiske besparelser, gode leveranser og også et bedre forhold til våre leverandører. Nye standard anskaffelsesvilkår innebærer i tillegg at rettighetene våre nå sikres bedre.

- Gjennom dette prosjektet har vi implementert ny innkjøpspolicy og nytt prinsippdokument som støtter innkjøpsmetodikken og sikrer dokumentasjon og konkurranseutsetting. Samtidig har vi utarbeidet nye maler for forespørsler, kontrakter og rammeavtaler. Prosjektet er imidlertid ikke avsluttet. Nå øver vi på å bruke den nye innkjøpsfunksjonen og de verktøyene som står til rådighet. Vi har kommet et stykke på vei, og vi ser allerede at dette gir resultatet. Det er likevel et stykke å gå før vi kan si at den nye innkjøpsprosessen og metodikken som skal benyttes er helt implementert i konsernet. Men dette skal vi greie, sier Nøstdahl.